Preguntas frecuentes de Gestión de la Capacitación (GDC)

La Gerencia de Desarrollo de Capacidades y Rendimiento del Servicio Civil, en su contacto con las entidades, debido a su labor técnica y normativa de dirigir la implementación de la Gestión de la Capacitación atiende las consultas de las entidades públicas a través del correo electrónico consultasgdc@servir.gob.pe o a través del teléfono (01) 2063370, anexos 2613 o 2615. Asimismo; recoge, comparte y actualiza las preguntas de mayor frecuencia, a través de la siguiente lista:

El marco normativo y metodológico para elaborar el PDP se encuentra señalado en la Directiva “Normas para la gestión del proceso de capacitación en las entidades públicas”, aprobada mediante R.P.E. N°141-2016-SERVIR-PE.

Las entidades que pueden elaborar y presentar su PDP son aquellas que:

  • Tienen autonomía administrativa y financiera.
  • Cuentan con una oficina de recursos humanos o la que haga sus veces.
  • Cuentan con un titular o máxima autoridad administrativa.

Deben estar alineadas al perfil del puesto del(la) servidor(a) y/o a los objetivos estratégicos de la entidad. Ello considerando que la capacitación es un proceso que busca la mejora del desempeño de los(as) servidores(as) civiles, a través del cierre de brechas o desarrollo de competencias o conocimientos.

Sí. El formato debe ser suscrito por el(la) servidor(a) beneficiado(a) antes del inicio de la capacitación. Ello se realiza de manera independiente al tipo de modalidad que tenga la capacitación.

Sí. Las capacitaciones pueden desarrollarse durante toda la jornada laboral, en parte o fuera de ella, según la discrecionalidad de cada entidad.

Sí. Excepcionalmente, el PDP puede modificarse en dos casos: (i) al variar algún aspecto de una acción de capacitación, incrementando con ello el presupuesto asignado; y (ii) al incluir nuevas acciones de formación laboral o formación profesional que busquen la mejora del desempeño de los(as) servidores(as) civiles, a través del cierre de brechas o desarrollo de competencias o conocimientos.

Las variaciones al PDP son aquellas que pueden ser aprobadas directamente por la Oficina de Recursos Humanos y se registran en la matriz de ejecución. Mientras que las modificaciones al PDP siguen el procedimiento señalado en el numeral 6.4.2.6. de la Directiva “Normas para la Gestión del Proceso de Capacitación en las Entidades Públicas”.

En el numeral 6.4.2.6 de la Directiva “Normas para la Gestión del Proceso de Capacitación en las Entidades Públicas”, se señala que son variaciones y no constituyen supuestos de modificación al PDP los siguientes casos: (i) el incremento o disminución de los(as) beneficiarios(as) de la capacitación, (ii) el ajuste en la denominación de la capacitación, (iii) el cambio de modalidad (presencial, semipresencial o virtual), (iv) el cambio de la fecha de inicio y/o fin, (v) la reducción del costo de capacitación, entre otros.

La vigencia del CPC es de tres años. Al culminar dicho periodo, la Oficina de Recursos Humanos gestiona un nuevo proceso de elección del(a) representante de los(as) servidores(as) civiles. El proceso de elección puede  ser presencial o virtual. El CPC debe ser reconocido a través de una Resolución del titular de la entidad.

Son tres y se encuentran establecidas en el numeral 6.5. de la Directiva “Normas para la gestión del proceso de capacitación en las entidades públicas”:

  • Licencia por capacitación
  • Comisión de servicio por capacitación.
  • Compensación de hora: para los(as) servidores(as) designados como docentes, siempre que la capacitación que brinde se realice fuera de su jornada laboral.

Sí. El 100% de las capacitaciones registradas en el PDP deben evaluarse a nivel de reacción, a través de la encuesta de satisfacción. Además de dicho nivel, se puede evaluar a nivel de aprendizaje, aplicación o impacto, según lo haya definido la entidad en el PDP aprobado.

Las materias de capacitación transversales son las que identifica SERVIR, cada tres años, para el fortalecimiento del servicio civil. Las identificadas para el periodo 2019-2021 son siete (7): Género, derechos humanos, interculturalidad, integridad, gobierno y transformación digital, desarrollo territorial, y calidad de servicio a la ciudadanía.

El SISCA es el sistema informático de gestión de la capacitación, diseñado y administrado por SERVIR, y puesto a disposición de las entidades públicas. Permite realizar la planificación, ejecución y evaluación de las acciones de capacitación de manera más ágil y dinámica. Asimismo, facilita el monitoreo de la implementación del PDP.

El plazo máximo para presentar el PDP ante SERVIR, es el 31 de marzo de cada año, a través del correo electrónico: pdp@servir.gob.pe

Sí. En dicho caso corresponde otorgar la licencia por capacitación sin goce de haber, según lo previsto en el penúltimo párrafo del numeral 6.5.2.2 de la Directiva “Normas para la Gestión del Proceso de Capacitación en las entidades públicas”.

Sí, según lo previsto en el numeral 6.2.1.2.1 de la Directiva “Normas para la Gestión del Proceso de Capacitación en las entidades públicas”.

Preguntas frecuentes sobre la gestión del proceso de capacitación en el marco de la emergencia sanitaria:

Las entidades deben gestionar teniendo en cuenta las medidas temporales excepcionales en materia de gestión de recursos humanos en el sector público señaladas en los artículos 2.5. y 4.3. del Decreto Legislativo N.° 1505, modificado mediante Decreto de Urgencia N.° 055-2021 y las pautas facilitadas por SERVIR a través de la “Guía operativa para la gestión de recursos humanos durante la vigencia de la declaratoria de Emergencia Sanitaria producida por el COVID-19”

Sí, hasta el 31 de diciembre de 2021, es posible según lo establecido en el literal a) del numeral 2.5 del Decreto Legislativo N.° 1505, modificado por el Decreto de Urgencia N.° 055-2021, siempre que la capacitación se encuentre alineada a:

  • Los objetivos institucionales, o
  • Funciones asignadas, o
  • Temas vinculados con
    • La Emergencia Sanitaria o que se deriven de esta como temas referidos al sector salud,
    • Competencias (trabajo en equipo, planificación, organización, gestión del tiempo, liderazgo, comunicación, seguimiento y monitoreo, innovación o creatividad, entre otros que faciliten la gestión del trabajo en modalidad remota, mixta o presencial),
    • Conocimientos y/o habilidades tecnológicas, digitales o de virtualización;
  • Temas referidos a los sistemas administrativos, o
  • Materias transversales para el fortalecimiento del Servicio Civil (integridad, calidad de servicio a la ciudadanía, gobierno y transformación digital, derechos humanos, interculturalidad, género, y desarrollo territorial).

Cabe señalar que, los servidores que se encuentren en periodo de prueba y el personal no sujeto a un vínculo de naturaleza laboral, pero que ejerce función pública, pueden acceder a las capacitaciones gratuitas, para lo cual la ORH y el responsable del órgano o unidad orgánica donde labore el/la beneficiario/a de capacitación, son los responsables de verificar que la capacitación se encuentre alineada a alguno de los temas señalados.

No obstante, si bien las capacitaciones gratuitas no necesitan registrarse en el PDP aprobado de la entidad, deben registrarse en la Matriz de ejecución de capacitaciones y posteriormente remitirse a SERVIR en el momento que sea solicitada.

Si en caso su entidad no haya elaborado el Plan de Desarrollo de las Personas, ni gestionado capacitaciones de costo cero en el 2020 y/o 2021, se deberá informar ello al correo pdp@servir.gob.pe, en el que además deben señalar los datos del/de la jefe/a de recursos humanos y del/de la responsable del proceso de capacitación (nombres y apellidos, correo institucional, teléfono y/o celulares). Esta información servirá para mantener una comunicación fluida con la entidad y estar en contacto para apoyar en el desarrollo de capacidades de sus servidores civiles.

Comprende  al personal contratado por locación de servicios en el marco de la Ley N.º 25650 (FAG) o la Ley N.º 29806 (PAC) y que, además, ocupen cargos previstos en los instrumentos de gestión de la entidad.

Se precisa que el referido término no alcanza a los demás locadores de servicios que tengan contratos con el Estado.

Desde el 25 de junio hasta el 31 de diciembre del 2021, periodo de vigencia del Decreto de Urgencia N° 055-2021, las horas de capacitación ejecutadas fuera de la jornada de trabajo durante el estado de emergencia sanitaria (que inició el 12 de marzo de 2020) que fueron autofinanciadas por los/as servidores/as, pueden ser consideradas para la compensación.

Para ello, la ORH debe verificar las evidencias que demuestren que la capacitación se ejecutó fuera de la jornada de trabajo, presentadas por los/as servidores/as, así como verificar que la capacitación se encuentra alineada a alguno de los siguientes temas:

  • Los objetivos institucionales, o
  • Funciones asignadas, o
  • Temas vinculados con
    • La Emergencia Sanitaria o que se deriven de esta como temas referidos al sector salud,
    • Competencias (trabajo en equipo, planificación, organización, gestión del tiempo, liderazgo, comunicación, seguimiento y monitoreo, innovación o creatividad, entre otros que faciliten la gestión del trabajo en modalidad remota, mixta o presencial),
    • Conocimientos y/o habilidades tecnológicas, digitales o de virtualización;
  • Temas referidos a los sistemas administrativos, o
  • Materias transversales para el fortalecimiento del Servicio Civil (integridad, calidad de servicio a la ciudadanía, gobierno y transformación digital, derechos humanos, interculturalidad, género, y desarrollo territorial).

No. Según lo establecido en el numeral 4.3 del Decreto Legislativo N.° 1505, modificado por el Decreto de Urgencia N.° 055-2021, la compensación será válida en tanto la oficina de recursos humanos o la que haga sus veces, de manera previa o posterior a la ejecución de la capacitación, verifique lo siguiente:

  • Que las horas de capacitación se hayan ejecutado fuera de la jornada de trabajo,
  • Que la capacitación se encuentre alineada a los objetivos institucionales, o a las funciones asignadas, o a temas vinculados a la emergencia sanitaria o que se deriven de esta, o a temas referidos a sistemas administrativos, o a temas que traten sobre las materias transversales para el fortalecimiento del Servicio Civil, y
  • Que la capacitación se haya ejecutado durante la Emergencia Sanitaria, la cual inició el 12 de marzo del 2020.

En ese sentido, la constancia/certificado de capacitación sirve como medio para que la ORH verifique de manera posterior a la ejecución de la capacitación el alineamiento de ésta a los temas indicados.

No. Solo aquellas capacitaciones ejecutadas entre el 12 de marzo del 2020 (inicio de la Emergencia Sanitaria) y el 31 de diciembre del 2021 (vigencia del D.U. N.° 055-2021) podrán ser utilizadas para la compensación.

Sí, las capacitaciones sobre Seguridad y Salud en el Trabajo se encuentran alineadas a la Emergencia Sanitaria, por lo que pueden ser utilizadas para la compensación, según lo señalado en el numeral 4.3 del artículo 4 del Decreto Legislativo N.° 1505, siempre que la capacitación se haya ejecutado fuera de la jornada de trabajo. Estas no se registran en la matriz de ejecución de capacitaciones del PDP, sino se debe llevar un registro de las capacitaciones que están siendo validadas para la compensación de horas.

Sí, son válidas todas las capacitaciones, sean ejecutadas de forma sincrónica o asincrónica. Esta última incluye a los cursos MOOC que gestione o canalice cada entidad, o que autofinancie o gestione el/la propio/a servidor/a civil. Para ello, la entidad, a través de la ORH, puede definir previamente las evidencias a considerar para demostrar que la participación en la capacitación se ejecutó fuera de la jornada de trabajo, y el/la servidor/a debe proporcionarlas a la ORH para su revisión y decisión.

Sí, de acuerdo con lo señalado en el numeral 4.3 del artículo 4 del Decreto Legislativo N.° 1505, modificado mediante Decreto de Urgencia N.° 055-2021, se podrán considerar las horas de capacitación (formación laboral o formación profesional) financiados por el/la mismo/a servidor/a, siempre que:

  • Las horas de capacitación se hayan ejecutado fuera de la jornada de trabajo,
  • La capacitación se encuentre alineada a los objetivos institucionales, o a funciones asignadas, o a temas vinculados a la emergencia sanitaria o que se deriven de esta, o a temas referidos a sistemas administrativos, o a temas que traten sobre las materias transversales para el fortalecimiento del Servicio Civil, y
  • La capacitación se haya ejecutado en la Emergencia Sanitaria, la cual inició el 12 de marzo del 2020.

Para ello, la entidad puede definir previamente las evidencias a considerar para demostrar que la participación en la capacitación se ejecutó fuera de la jornada de trabajo, y el/la servidor/a debe proporcionarlas a la ORH para su revisión y decisión.

No. La jornada de trabajo en las entidades públicas se contabiliza en horas cronológicas. En ese sentido, para efectos de la compensación a través de capacitaciones cuya duración esté señalada en horas lectivas o académicas se debe realizar la conversión correspondiente.
Por ejemplo: Si una hora académica equivale a 45 minutos. Una conferencia de dos horas académicas equivaldrá a 1.5 horas cronológicas.

Sí, las disposiciones previstas en el Decreto Legislativo N.° 1505 aplican a los/las practicantes preprofesionales y profesionales regulados en el Decreto Legislativo N.° 1401, según lo establecido en la tercera disposición complementaria final de dicha norma.