Práctica: Optimización de los procesos “Pago a proveedores” y “Pago de viáticos” a través de la certificación ISO 9001:2008” y “Rediseño para la Simplificación del Proceso de Asignación Pasajes y Viáticos”, presentada por los Gerentes Públicos Richar Natividad Antonio Castillo, Luis Núñez Cabañas y José Arróspide Aliaga, desarrollada durante su asignación en el Instituto Nacional de Salud, como Director Ejecutivo de la Oficina Ejecutiva de Economía, Director Ejecutivo de la Oficina Ejecutiva de Gestión de la Calidad y Director General de la Oficina General de Administración, respectivamente.

El rediseño de procesos de Pago a Proveedores y Pago de Viáticos, enmarcados en un proceso de Certificación de Calidad ISO 9001, así como la simplificación del proceso de Asignación de Pasajes y Viáticos, permitió a la administración del INS disminuir notablemente la cantidad de actividades, la carga de trabajo y el tiempo de respuesta en estas materias.

Se encontró que, en los años 2009 y 2010, el proceso de pago a proveedores demoraba en promedio 8.5 días y el pago de viáticos demoraba en promedio 10 días. Asimismo, se encontró que se ejecutó el 59% del presupuesto destinado a la asignación de pasajes y viáticos, y que sólo el 27.27% de las solicitudes de viáticos fueron pagadas antes de la comisión de servicio.

Ante esta situación, se decidió rediseñar el proceso de pago a proveedores externos y los procesos de asignación de pasajes y viáticos para los usuarios internos (comisionados) del INS, eliminando actividades innecesarias y optimizando los tiempos de comunicación entre los actores involucrados en el proceso.

Como resultado, se logró reducir los procesos administrativos y los tiempos para la atención de viáticos y pasajes y pago a proveedores; se incrementó el número de requerimientos atendidos y la ejecución del presupuesto para pasajes y viáticos; se automatizó la solicitud, pago y rendición para pasajes y viáticos a través del sistema “SIGA.NET”, los usuarios internos del INS pueden visualizar en línea el estado de su trámite y son notificados del pago realizado y de las rendiciones pendientes; existe trazabilidad de los procesos de pagos a proveedores y asignación de pasajes y viáticos; y un nivel de satisfacción favorable tanto por parte de los comisionados del INS como por parte de los proveedores de bienes y servicios.

Asimismo, se decidió implementar un sistema de gestión de la calidad ISO 9001:2008, consiguiendo su certificación, con la idea de mejorar los procesos y, por ende, la satisfacción de los usuarios internos y la fidelidad de los proveedores externos, coadyuvando al logro de los objetivos institucionales.

Práctica: “Licencia social para proyectos con externalidades negativas”, presentada por los Gerentes Públicos César Augusto Díaz Pastor y Renzo Luis Patiño Cornejo, asignados en el Instituto Nacional Penitenciario como Jefe de la Oficina de Infraestructura Penitenciaria y Jefe de la Unidad de Estudios y Proyectos de la Oficina de Infraestructura Penitenciaria, respectivamente.

En un país signado por la desconfianza entre peruanos, el INPE desarrolló un exitoso modelo de incidencia en la población civil. Mediante este esfuerzo, basado en talleres participativos, se identificaron las oportunidades de desarrollo que ofrece la construcción de penales próximos; se mejoró el compromiso y sentimiento de responsabilidad de los pobladores con su propio futuro y se incrementó la confianza en la acción del INPE. Como resultado, se obtuvo la Licencia Social para la construcción de seis penales en el interior del país.

Se observa que existen zonas donde los proyectos penitenciarios planteados son paralizados debido al rechazo de la población dadas las preferencias por otros tipos de proyectos, desconocimiento, prejuicios, e intereses particulares de terceros; con lo que se pierden oportunidades de desarrollo económico en las zonas circundantes; así como se incrementan las posibilidades de hacinamiento en penales e inseguridad ciudadana.

Para afrontar dicha situación, se desarrollaron los talleres mencionados, que permitieron absolver dudas y preguntas, así como recoger solicitudes y sugerencias. Se concreta la obtención de la licencia social mediante la firma de un acta del taller de involucrados con el compromiso de la población con el proyecto planteado.

Se obtuvo la licencia social para la construcción de penales en seis comunidades tras 7 talleres realizados, no habiéndose realizado nuevas paralizaciones o protestas. Asimismo, se han recibido ofrecimientos de donaciones de terrenos por parte de las comunidades para la construcción de nuevos establecimientos penitenciarios.

Práctica: “Reordenamiento de Archivo Central de Expedientes Judiciales”, presentada por el Gerente Público Alfonso Vásquez Rojas, asignado como Jefe de la Oficina de Administración en la Corte Superior de Justicia de Amazonas.

La información desordenada es inaccesible. La falta de información judicial oportuna, no solo impide tomar decisiones eficazmente, sino que pone en peligro el ejercicio de los derechos fundamentales de toda la población. Este reconocimiento impulsó a la Corte Superior de Justicia de Amazonas a ordenar más de 161,500 expedientes en el Archivo Central conteniendo Quejas e Investigaciones, el Archivo Transitorio y el Archivo Definitivo. Este proyecto ha tenido un impacto inmediato en la atención de solicitudes de la ciudadanía en casos de alimentos, O.A.F., rehabilitaciones y revisiones de oficio, entre otros.

A su llegada, el Gerente Público encontró que existía un total desorden en el Archivo Central de Expedientes Judiciales, que custodia los expedientes mencionados.

De esta manera, no eran encontrados los expedientes solicitados por los usuarios, jueces y fiscales o incluso la Defensoría del Pueblo cuando intervenía a favor de algún reo. En consecuencia, la atención de las solicitudes en los casos de alimentos, O.A.F., rehabilitaciones o casos de oficio no eran atendidas.

El Gerente Público dispuso la contratación de 5 personas a fin de realizar un barrido de todos los expedientes existentes (161,500), ordenándolos, rotulándolos, eliminando dobles registros y archivándolos en los anaqueles correspondientes, en concordancia con el sistema informático de registro.

Como resultado, la atención de solicitudes de los litigantes, administrados u órganos jurisdiccionales se realiza en el día.

Práctica: “Gerentes Públicos construyendo transparencia y legalidad”, presentada por Luisa Ángela Sotelo Sung y Cariño Encanto Morán Tello, desarrollada durante su asignación como Jefes de Equipo Técnico Zonal del extinguido Programa Nacional de Asistencia Alimentaria-de Trujillo y Chimbote.

Luego de una fina identificación de los puntos vulnerables en el proceso de compras realizadas a pequeños agricultores locales, al amparo de una Ley especial, se adoptaron medidas de control que permitieron una sustancial mejora en la transparencia e impermeabilidad en las adquisiciones de alimentos del extinto PRONAA de Trujillo y Chimbote. Las decisiones tomadas incluyeron el involucramiento de los funcionarios locales y apertura de canales de denuncia de posibles actos de corrupción; la verificación en campo de los alimentos adquiridos, acciones de control en el cumplimiento de contratos e inclusión de proveedores en el Registro de Impedidos de Contratar con el Estado.

En ambas Jefaturas Zonales existían precedentes de altos niveles de corrupción, pero no eran identificados ni se encontró información sistematizada sobre esta. Asimismo, existía un nulo control de la cadena productiva de los alimentos, así como presión a favor de los proveedores.

Las Gerentes implementaron las medidas mencionadas y como resultado, el 70% de los proveedores cumplió con las especificaciones técnicas establecidas en los contratos; se formalizaron las verificaciones en campo a los postores en los procesos de compras; el proceso de compras se realizó a pequeños agricultores con criterios técnicos; se incluyó a los proveedores que incumplieron con el PRONAA en el registro de proveedores impedidos de contratar con el Estado. Se fortaleció así la transparencia y legalidad, y se maximizó el uso de los recursos públicos para una mejor prestación del servicio en beneficio de los usuarios del programa.

Práctica: “Información en línea de pago de proveedores”, presentada por el Gerente Público Richar Natividad Antonio Castillo, desarrollada durante su asignación como Director Ejecutivo de la Oficina Ejecutiva de Economía del Instituto Nacional de Salud.

La incorporación inteligente de Tecnologías de Información a la gestión estatal tiene un alto potencial para mejorar la transparencia y la eficiencia en la toma de decisiones. Así lo demuestra el diseño e implementación de la plataforma web de pago a proveedores del INS. A través de este servicio, es posible dar seguimiento en línea del estado de los expedientes de pago, mejorando sustancialmente la calidad de la atención de un actor estratégico en la gestión de la salud.

La situación observada era que la atención de información en línea referente al pago de los proveedores era deficiente, la misma que era proporcionada de manera limitada por las áreas involucradas en la atención de los pagos, repercutiendo en la insatisfacción y malestar por parte de los proveedores.

Frente a este problema, se decidió diseñar la plataforma mencionada. Ello requirió previamente realizar un resideño del proceso de compra, identificando actividades que no agregaban valor y eliminándolas. Asimismo, se mide trimestralmente el nivel de satisfacción de los proveedores a través de encuestas.

Como consecuencia, el pago de proveedores está totalmente automatizado, se han reducido tanto la presencia física en las oficinas del INS como las llamadas telefónicas por parte de los proveedores; se ha mejorado la fidelidad del proveedor, garantizando la dotación de bienes y servicios especializados; el tiempo de pagos se redujo hasta 3 días; y el nivel de satisfacción de los proveedores se registró en 40 de 50 puntos posibles.

Práctica: “Supervisión del consumo mensual de energía eléctrica; por facturación excesiva”, presentada por el Gerente Público Alberto Gonzalo Zambrano Gastiaburu, asignado en la Corte Superior de Justicia de Ancash como Jefe de la Oficina de Administración.

Resulta infrecuente medir, en términos financieros, el impacto en la responsabilidad social y ambiental de las instituciones públicas. La Corte Superior de Justicia de Ancash ha logrado un ahorro superior a los 60 mil Nuevos Soles en el consumo de energía eléctrica mediante la promoción de medidas de ecoeficiencia, sensibilización e involucramiento de los trabajadores en el cambio de hábitos de consumo energético. Una medida complementaria adicional, la revisión del consumo y de la medición por parte de la empresa eléctrica, permitió identificar un cobro en exceso superior a los 400 mil Nuevos Soles, que serán devueltos para reorientar estos recursos a la mejora de la gestión de la Corte.

A su llegada como Administrador de la Corte, el Gerente Público observó que el monto de facturación de energía eléctrica que se venía pagando era excesivo.

Se decidió, por un lado, instar a HIDRANDINA a evaluar el suministro de energía eléctrica, logrando que, mediante reclamo presentado a OSINERGMIN, la empresa corrija la tarifa que venía cobrando, y, por otro lado, se fomentó en los trabajadores una cultura de ahorro de la energía eléctrica.

De esta manera, luego de las medidas adoptadas, se redujo de una facturación mensual de S/. 14,500.99 en 2012 a S/. 4,500.00 en 2013. Durante el periodo 2012-2013, se generó un ahorro de S/. 64,089.65 soles y se espera obtener una devolución, que permitirá cubrir el monto de 5 a 8 años de consumo de energía eléctrica (420,000 Nuevos Soles).