Las circunstancias que vivimos en nuestro país y en el mundo han llevado a las organizaciones a trabajar de manera remota para dar continuidad a los servicios que brindan a los ciudadanos.

Esta no es una tarea fácil, pues organizar equipos remotos difiere de la experiencia de gestionar equipos  presenciales. Por ello, que hoy en día los “jefes” se ven en la necesidad de calibrar sus habilidades frente a este nuevo escenario.

En ese contexto, desde SERVIR queremos darles algunas recomendaciones para que apliquen una combinación de sus habilidades con algunas herramientas para la organización de sus equipos.

1. Planificar: Lo importante es que podamos definir: Qué es lo que se quiere hacer, Cómo se va a lograr  Qué se necesita para ello. Planear significa definir las tareas y actividades que tienes que realizar para lograr lo que te has propuesto, y prever o anticipar las consecuencias que te ocasionaría no realizarlas. Una vez que hemos planeado debemos Organizar. Esto significa establecer la secuencia de actividades y el tiempo en que deben realizarse de acuerdo con nuestras posibilidades, circunstancias y experiencias.
   Para la organización adecuada del tiempo debes tener en cuenta las siguientes operaciones: Determinar cuáles son las tareas prioritarias; Calcular el orden de las tareas o actividades y el tiempo que dedicarás a estas; Confeccionar tu plan de trabajo y Controlar el cumplimiento de lo planificado.
2. Delegar: el trabajo en equipos remotos implica más delegación que el presencial. Delegar NO es mandar, delegar es dar responsabilidad a una persona del equipo para que realice una determinada tarea (en un tiempo determinado). La delegación supone dar a la  persona un cierto grado de autonomía en las decisiones y un margen para cometer errores.
   Para delegar adecuadamente se requiere: Dar confianza a quien delegas, dar responsabilidad y autoridad, darle información suficiente desde el principio, ofrecerle guía y consejo sin interferir y dar reconocimiento.
3. Escucha activa y comunicación efectiva: Es la primera vez que todos trabajamos en remoto, y al ser algo nuevo las personas experimentan dificultades, frustraciones e inclusive miedos. Esto requiere que los “jefes” mantengan una escucha activa y comunicación efectiva, para lo cual se debe tener mucha empatía, cual es la capacidad de comprender a los demás e inferir con acierto sus pensamientos, sus estados de ánimo, sus motivaciones y, en general, las razones que explican sus decisiones y formas de actuar.
   Al trabajar por objetivos, es esencial que cada quien sepa cuáles son las actividades y tareas a su cargo. Asimismo, tener actitud positiva es fundamental para alcanzar los objetivos del equipo.
4. Alineamiento y motivación: El rol de los jefes es clave. Deben desarrollar habilidades de planificación, delegación y de comunicación efectiva (mencionadas anteriormente), para conseguir alinear a sus respectivos equipos, así como la habilidad para motivar.
   Cuando una persona tiene habilidad para motivar consigue que aquellos a quienes se dirige se sientan satisfechos, con autoestima y se comprometan con lo que hacen.
5. Administración del tiempo: es la capacidad que tiene una persona para determinar, de manera eficaz, los objetivos y las prioridades de sus funciones; y de identificar y establecer las etapas, acciones, plazos y recursos requeridos para el logro de los mismos.
   Los jefes deben ser capaces de gestionar su tiempo, determinar objetivos, actividades y prioridades de sus respectivos equipos, diseñar métodos de trabajo y mecanismos de supervisión que permitan el logro de los mismos.

¡Suerte!